En vue de permettre un usage convivial et respectueux des installations, il est demandé aux utilisateurs de prendre attentivement connaissance et de respecter le présent règlement d’ordre intérieur (ROI). Le ROI est affiché sur le panneau des communications dans le couloir des vestiaires et peut être demandé par mail à tennisdemaisonbois@gmail.com.
1. Modifications
Le conseil d’administration, les membres effectifs et adhérents en ordre administrativement et financièrement sont seuls à pouvoir proposer des modifications à ce règlement. Les propositions de modification devront être envoyées au secrétaire par email au minimum quinze jours avant la date de l’assemblée générale.
2. Litiges
Tous les cas litigieux non prévus au présent règlement seront traités parle conseil d’administration.
Seuls les membres en ordre d’inscription et de cotisation auront accès aux installations du club. Une affiliation est individuelle et ne peut être cédée à autrui.
Les invités peuvent avoir accès aux installations et doivent respecter le ROI. Après trois utilisations des infrastructures, l’invité est considéré comme membre et devra donc envoyer sa lettre de candidature de membre adhérent.
Toute personne souhaitant souscrire un abonnement hiver ou été ou une carte de 10 locations doit obligatoirement être membre de l’ASBL Tennis de Maison Bois. Il peut néanmoins bénéficier d’un délai de 20 jours pour se mettre en ordre administrativement. Passé ce délai, le conseil d’administration peut révoquer l’abonnement et la priorité dont disposerait ce membre.
1. Admission et exclusion des membres
Voir le texte des statuts(disponible sur simple demande au Président du conseil d’administration).
2. Cotisation des membres adhérents de l’ASBL Tennis de Maison Bois
Toute personne pratiquant le tennis au sein de l’infrastructure et de manière récurrente en hiver ou été doit être en ordre de cotisation à Tennis de Maison Bois ASBL. La cotisation est valable pour une année à partir du moment où elle est payée.
Dans ces conditions, toutes les personnes qui ne sont pas inscrites dans le registre des membres de l’ASBL peuvent se voir demander de sortir du terrain par un des responsables.
Le montant de cette cotisation est de 25€ par personne et est payable sur le compte en banque de Tennis de Maison Bois ASBL: BE313630 9514 8855.
La cotisation est gratuite pour toutes personnes souscrivant un abonnement été, hiver ou une carte de 10 locations.
La quote-part de la cotisation pour l’affiliation obligatoire n’est jamais remboursable.
Chaque membre adhérent bénéficie d’une priorité sur la location de ‘son’ heure pour les abonnements hiver. La réinscription l’année suivante doit faire l’objet d’une nouvelle demande écrite à envoyer par courrier ou email avant le 15 juin et l’acceptation sera soumise au conseil d’administration.
Passé cette date, le membre perd toute priorité.
Les membres adhérents inscrits dans le registre du Tennis de Maison Bois ASBL pendant une période consécutive de 5 ans, se verront octroyer une ristourne de 5% sur tous les achats à l’ASBL et ce sur demande par email.
3. Cotisation AFT
En cas de demande d’inscription à l’AFT sous le nom de Tennis de Maison Bois ASBL, un montant de 30 € (seniors 17ans ou plus),20€ (junior 10 à 16 ans) ou 5€ (benjamin 9ans ou -) est à payer sur le compte: BE313630 9514 8855
Cette quote-part de la cotisation payée à l’A.F.T, pour l’affiliation obligatoire et l’assurance, n’est jamais remboursable.
Conditions générales de vente
Les membres doivent prioriser le paiement via virement sur le compte bancaire à l’ASBL directement pour les abonnements et les cartes de 10 locations. Pour les abonnements hiver, le paiement de ceux-ci doit se faire par le responsable au minimum 1 mois avant le début de la saison et en un seul versement. Ceux-ci prendront cours une semaine après réception du paiement.
Pour les facturations des locations de terrain, la demande doit être formulée par email à l’adresse tennisdemaisonbois@gmail.com.
Les heures volantes sont réservées sur le site Tennis Online et seront obligatoirement payables en ligne.
La carte de 10 séances présente des tarifs différents en fonction des heures de location. Le détenteur peut réserver une heure à un autre tarif. Cependant, la différence du montant devra être payée en sus en ligne, par contre aucun remboursement n’est possible.
Cette carte est valable uniquement pendant la saison hiver en cours.
1. Président
La fonction de président peut être cumulée avec d’autres fonctions dans l’ASBL.
Le président représente l’ASBL lors de toutes manifestations sportives et autres et se doit donc d’avoir une tenue exemplaire.
Il préside les assemblées générales et conseils d’administration.
Il fait respecter les décisions prises par ces organes de directions.
Il élabore avec le secrétaire et le trésorier les ordres du jour et les rapports des assemblées, conseils et réunions.
En cas d’absence, il délègue ses pouvoirs à un administrateur dans l’ordre suivant : le/la vice-président(e), le/la secrétaire, le/la trésorier(e), l’administrateur le plus âgé.
2. Secrétaire
Le secrétaire assure le suivi administratif de tous les dossiers du club.
Il prépare avec le président et le trésorier les réunions et ordres du jour des assemblées et conseils.
Il représente l’association dans sa gestion journalière.
Il peut se faire aider dans sa tâche.
3. Trésorier
Le trésorier s’occupe de la gestion financière de l’ASBL.
Il exécute les paiements à réaliser dans la gestion courante.
A chaque séance, il informe le conseil d’administration de la situation financière.
Il établit annuellement les comptes et le bilan du club et prépare les budgets prévisionnels.
Il présente à l’assemblée générale les comptes et le bilan de l’exercice écoulé, ainsi que le budget de l’année en cours.
Il peut se faire aider dans sa tâche.
1. Indemnités
Les travailleurs bénévoles seront indemnisés sur base des montants légaux. Ils devront renseigner leurs prestations au trésorier. Si le bénévole engage des frais personnels, il peut bénéficier du remboursement de ses frais sur base de preuves comptables si ceux-ci ont été autorisés au préalable.
Les membres du conseil d’administration qui engagent des frais personnels peuvent bénéficier d’une indemnité de fonctionnement pour autant qu’ils en fassent la demande écrite.
Toute personne pratiquant une activité physique au sein de l’établissement doit avoir l’aval de son médecin.
En cas d’incident, le Défibrillateur Externe Automatisé (DEA) se situe dans le couloir menant au hall béton. Plus précisément, juste après les escaliers menant au hall tapis. Chaque membre s’engage à connaitre l’emplacement de ce DEA et en faire usage en cas de force majeure.
1. Tournois officiels
L’organisation d’un ou plusieurs tournois officiels par l’ASBL se fait dans les règles édictées par l’A.F.T et la Fédération Internationale de Tennis. Les tournois se déroulent la 52ième semaine et la première semaine de l’année suivante.
2. Tournoi intime
L’organisation et les règles d’un tournoi intime par l’ASBL sont libres mais ne peuvent aller à l’encontre des règles générales du tennis et celles édictées par l’A.F.T et la Fédération Internationale de Tennis. Toute forme de compétition autre doit faire l’objet d’une demande d’autorisation auprès du conseil d’administration.
Les participants sont priés de prendre connaissance des règles du tournoi afin de les appliquer et permettre ainsi son bon déroulement.
1. Défectuosité
Chaque membre signalera toute défectuosité constatée à l’infrastructure en envoyant un email à l’adresse suivante tennisdemaisonbois@gmail.com ou/et en fera part directement aux membres du conseil d’administration ou/et postera un mot dans la boite aux lettres se situant à l’entrée du hall tapis.
2. Accessibilité aux terrains
L’accès aux terrains est prévu de 8h00 à 23h00. Seuls les membres de l’ASBL en ordre de cotisation, les personnes louant les terrains aux heures volantes ou disposant d’une carte de 10 locations ont accès aux terrains.
Les joueurs doivent libérer le terrain à l’heure prévue selon les horaires afin de laisser place aux autres membres.
Dans le cas où le terrain est libre l’heure suivante, les joueurs peuvent dépasser de 15 minutes maximum; s’ils dépassent les 15 minutes, l’heure suivante sera facturée selon les tarifs affichés.
Les règles de Fair-Play et de respect du droit de chacun doivent être d’application en tout temps.
3. Praticabilité des terrains
Au début de chaque heure de location, les pratiquants doivent enclencher eux-mêmes l’éclairage.
Pour le hall tapis, le bouton d’allumage se situe sur le mur à gauche en descendant les escaliers.
Pour le hall béton, le bouton d’allumage se situe sur le pied de ferme en entrant à droite.
Vous êtes priés d’enclencher uniquement votre terrain.
Lorsque vous avez enclenché votre terrain, une minuterie coupera automatiquement celui-ci après utilisation. Vous devez donc, même si le terrain est allumé, enclenché la minuterie au début de votre heure.
Après chaque heure de jeu les joueurs sont tenus de mettre leurs déchets dans les poubelles prévues à cet effet et de respecter le tri des déchets (PMC, poubelle normale, poubelle spécifique pour les vieilles balles de tennis).
Le terrain doit être vidé de tous déchets ou tous autres objets non utiles.
4. Vol –perte – détérioration
Chaque membre est responsable de son équipement, l’ASBL ne peut être tenue responsable en cas de vol, de perte ou de détérioration de matériel individuel.
En cas de casse(poubelles,…) ou de détérioration, le responsable devra prendre les dispositions pour remplacer le matériel cassé ou réparer les dégâts commis et ce dans les plus brefs délais.
Des caméras sont installées sur le site. Le non respect de cette règle peut entrainer automatiquement une amende d’un montant de 50€ en supplément de la facture du matériel cassé.
1. Attitude
Chaque membre adopte les règles de politesse, de savoir vivre, de fair-play, de bonne éducation et représentatives de l’esprit sportif de la discipline.
Tout accès de colères excessives, vulgarité, paroles blessantes, attitudes et comportements incivils sont proscrits.
Toute personne en état d’ébriété ou de dopage ne peut monter sur un terrain.
L’utilisation de GSM est soumise aux règles de savoir-vivre.
Le conseil d’administration se réserve le droit de faire quitter le pratiquant du terrain ou des infrastructures de l’Asbl et d’en refuser l’accès pour une période à déterminer avec un minimum de 8 jours et ce avec effet immédiat.
2. Tenue- Equipement
Sur les terrains, tous les joueurs sont tenus de porter des chaussures à semelles plates. Le jeu entorse nu est formellement interdit.
En cas de non-respect le ou les joueurs devront quitter immédiatement le terrain à la demande d’un travailleur bénévole responsable ou d’un membre du conseil d’administration.
3. Réservation des terrains
La réservation se fait uniquement sur le site internet TENNIS ONLINE pour les heures volantes, les abonnements été ou les cartes de 10locations.
Pour les abonnements hiver, les réservations se font par mail ou en remplissant le document prévu à cet effet.
Toute réservation inscrite mais non réalisable doit être annulée au minimum 24h à l’avance sur le site TENNIS ONLINE afin de permettre à d’autres personnes de profiter de l’heure à nouveau disponible.
Les membres peuvent récupérer les heures annulées 24h à l’avance, jusqu’au 31 mai de « l’année en cours ».Pour ce faire, il est nécessaire d’envoyer un mail à tennisdemaisonbois@gmail.com une semaine à l’avance en indiquant la date et l’heure de la nouvelle réservation. Si l’heure n’est pas disponible, alors une autre date devra être convenue.
Si la réservation n’est pas annulée 24h à l’avance, aucune récupération, ni remboursement ne sera permis.
Si le terrain n’est pas occupé dans les 10 minutes après l’heure, il est considéré comme étant libre d’occupation.
Le conseil d’administration se réserve le droit d’annuler toute réservation en cas de besoin légitime et en cas de pratiques abusives.
Le conseil d’administration se réserve le droit d’interdire la réservation pour les membres ayant utilisé le nom d’un autre membre pour s’attribuer indûment une heure de jeu.
4. Réservations préprogrammées
Les terrains peuvent être réservés en bloc pour certaines activités sportives spécifiques après demande au conseil d’administration.
Le conseil d’administration se réserve le droit de bloquer des plages horaires pour les activités sportives telles qu’interclubs, tournois, stages et autres.
Lors des journées pluvieuses en interclubs, les clubs ne pourront réserver plus d’un terrain par équipe ou deux terrains par club et devront honorer le paiement de la moitié des réservations en cas de non utilisation.
5. Accident
Tout accident dans le cadre de la pratique du tennis et de l’infrastructure de l’ASBL doit être communiqué rapidement au secrétaire et être confirmé dès que possible par écrit sur un formulaire prévu à cet effet (disponible sur le site de la fédération http://www.aftnet.be/fichiers/fic452.pdf). Le club décline toute responsabilité en cas d’accident hors des cas prévus par l’assurance.
6. Enfant mineur
Toute occupation des terrains par des mineurs d’âge se fait sous la responsabilité des parents.
La communication envers les membres doit se faire de manière transparente à l’aide des moyens de communication modernes.
Les listes d’adresses mails inscrites lors d’une communication de l’ASBL ne peuvent être utilisées à des fins personnelles, publicitaires ou autres.
L’utilisation du logo du club est soumise à l’autorisation du conseil d’administration.
Le club dispose d’une adresse mail tennisdemaisonbois@gmail.com à disposition des membres.
L’information récoltée est protégée par le RGPD. Ce document est transmis aux membres et ceux-ci doivent l’avoir signé et envoyé à l’ASBL.
Les communications du club destinées aux membres se feront au moyen de l’adresse mail des membres ou des valves.
Toute remarque ou suggestion peut être adressée par mail à l’adresse tennisdemaisonbois@gmail.com.
Les membres sont tenus de transmettre les modifications éventuelles de leurs coordonnées.
1. Site WEB
Le site WEB doit être le reflet des activités du club et les mentions doivent faire l’objet d’une concertation avec le conseil d’administration.
Le site WEB est la propriété de l’ASBL et ne peut être utilisé à des fins publicitaires.
En cas de cessation d’activité du Web Master toute l’information nécessaire pour sa continuation doit être communiquée au successeur ou à défaut au conseil d’administration.
2. Publicité– Relations avec la presse
Toute publicité ou relation avec la presse nécessitant le logo, l’infrastructure, de l’information ou une communication concernant l’ASBL reste soumis à l’autorisation du conseil d’administration.
Toute organisation de festivités peut être envisagée mais est soumise à l’accord après présentation au conseil d’administration.
Le conseil d’administration est habilité en cas d’infraction au règlement ci-dessus :
· d’en faire la remarque à toute personne;
· de prendre en concertation et à la majorité de ses membres toutes les mesures ou sanctions allant jusqu’à l’exclusion temporaire qu’il jugerait opportunes en concordance avec ses statuts
Si un membre apporte une publicité qui constitue un chiffre d’affaire supplémentaire pour l’ASBL, 50% du montant facturé lui sera promérité automatiquement à valoir sur les montants dus à l’Asbl ultérieurement à l’année d’apport ; cet à valoir peut être reporté deux exercices, et utilisable une seule fois.
Dans le cas ou l’ASBL est contrainte et forcée de fermer les infrastructures contre sa volonté, les récupérations d’abonnements, d’heures réservées ou autres ne seront pas acceptées et seront considérées comme perdues, sauf si le conseil d’administration en décide autrement. Les charges d’infrastructure et de fonctionnement à supporter par l’asbl restant existantes.
Des caméras sont installées sur le site conformément à la loi du 21 mars 2007.
Le traitement des images est assuré par la société CVD SCRL ayant son siège social Devant Staneux 29 à4910 Theux.
La personne de contact est Monsieur Audric Collette, 0499/51.79.70, ac.cvd@spalabelle.net.
Chaque membre est informé et consent à l’utilisation de ces images en cas de litige, perte, vol, casse …
Président :Jean-Luc Flamand 0475/46.24.74
Secrétaire :Simon Hertay
Trésorière :Sonia Cormann
En cas de questions, réclamations aux autres, veuillez vous adresser à :
Délégués à la gestion journalière : Aurore FLAMAND 0494/29.21.49 / Audric COLLETTE 0499/51.79.70